飲食店を始めるには、さまざまな帳票類が必要となります。中でも重要なのは、採用や雇用に関する書類です。最近は、「ブラックバイト」と言うような言葉も登場し、あっという間に悪い噂が広まってしまい、人手不足に陥ります。そうならないために、店舗側が正しい帳票管理を準備し、理論武装しておくことも重要となっています。
とはいえ、人事管理や雇用に関する帳票類を作るには専門家によるアドバイスを入れるべきであり、なかなか作成できないのが現状です。弊社でプロデュースしているお店には、これら必要な書類を全てエクセルやワードといった身近なソフトで作成し、お渡ししています。これらは、どのようなお店でも必要なものだと思いますので、ここで紹介したいと思います。
なお、採用や人事管理に関する書類武装の重要性は、以下の記事でも紹介しています。
シフトサンプル
飲食店をやったことがない方は、初めて見る人が多いと思います。また、飲食店経験者でも、実際にシフト作成に適したフォーマットはなかなか見当たりませんし、自ら作るとなると苦労するものです。
毎日使うものであり、多くの人が見るものだからこそ、見やすく分かりやすいものが大切です。
月間給与予算計算表
人件費は、店舗の経費管理でも特に重要なものです。給与計算などは外注したり、専用ソフトを使って管理したりするものもありますが、予算段階から管理できるというものは意外にありません。実際にその月が終わって、人件費を計算してみて初めて予算オーバーしていることを知るのでは非常に危険です。予算段階から日々管理し、コントロールできるようなフォーマットを準備すべきです。
雇用契約書・身元保証書他
個人店では、契約書や身元保証書が無いままアルバイトを採用しているところが多く、非常に危険なことです。弊社では、雇用契約書だけでなく、身元保証書など採用に関わる書類を一通り揃えています。これを使用することは、何かのトラブルになったとき、店舗を守る最低限の裏付けとなります。正しいフォーマットを使って、必ず雇用時に作成するようにしてください
時間外深夜勤務・出張申請書
イレギュラーな時間外勤務や出張などに関する書類も揃えておく必要があります。普段あまり使わないものだからこそ、いざという時準備がなく、焦ってしまうのはよくあること。いつでも、すぐに出せるようにしておくことが重要です。
社員採用概要
アルバイトと違い、社員は採用する時に気をつけなければならないことが多くあります。その一方、採用するケースが少ないために不備になることが多いものです。
この書類を見れば、社員として採用するにあたってどのようなことを、気をつけなければならないか、また社員の側も、どのような覚悟を持って契約しなければならないかを把握することができます。
就業規則（アルバイト用）
アルバイト用の就業規則を完備していない店舗が多くあります。ですが、これがトラブルのもとになっているのではないでしょうか？
アルバイトは情報源が限られているので、誤解していることも多くあります。そのため、正しい運用を行っていても、疑問を持つ場合もあります。
アルバイト用の就業規則は、更衣室など誰でも読めるところに置いておき、何かあった時に見てもらうようにすればトラブルは防げます。また、人を大切にするところという印象も持ってもらえます。
ぜひ、作ってください。
就業規則マスター
アルバイトの就業規則も大切ですが、一般的な（社員向けの）就業規則も重要です。実は就業規則は厚生労働省などがモデルを出していますが、規模の大きい一般企業向けで、飲食店向けとは言えません。
ぜひ、労働条件にあったものを作成してください。
賃金規程マスター
賃金規定が不明瞭なまま日々の運用がなされることがあります。これも大きなトラブルの一つです。また、アルバイト側も誤解が生じていたり、正しく認識されていなかったりすることが多くあります。何かがあったとき、賃金規定を見てと言えばわかるという状況を作っていることは、双方の安心のためにも重要なことです。
最後に
飲食店は小さな事業であっても企業と一緒であるべきです。上記のような帳票類は、オープンしてから順次揃えていこうと思っていると時間がなくなり、なあなあで済ませてしまいがちです。そして、トラブルがあってからでは手遅れになってしまいます。そうならないために初期段階で、または、なるべく早い段階で揃えておくようにしましょう。それが、「きちんとしていて安心して働ける場所」となり、優秀な人材の確保につながります。
